Planejamento de compras

QUAL A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS?

Um dos principais fatores críticos de sucesso que impacta diretamente o resultado das empresas, de qualquer segmento ou tamanho, está ligado o quanto eficiente é o seu processo de gestão de estoques. Temos acompanhado de perto este tema ao longo de nosso trabalho como consultores especialistas em varejo, onde ajudamos muitas empresas a identificar as causas e desenvolver planos de correção.

Como base neste retrospecto podemos afirmar que uma das causas mais frequentes tem como origem um desequilíbrio recorrente, durante um longo período, entre o estoque e a venda no nível das categorias de produtos. Os efeitos danosos dessa má gestão, se olharmos de uma forma mais extensa, acabam por impactar não só a empresa, mas toda a cadeia de abastecimento.

FICOU INTERESSADO? ENTRE EM CONTATO

Uma das principais razões pelo qual este desequilíbrio ocorre é a ausência de um processo sistêmico que integra a gestão de compras ao seu planejamento comercial e quando falamos sistêmico não estamos nos referindo exclusivamente a uma questão de tecnologia, mas sim ao desenvolvimento de um processo sistematizado onde as tomadas de decisão seguem uma estrutura contínua de análise, planejamento e execução.

Desenvolver uma cultura de gestão na empresa, além dos benefícios no curto prazo (que é aumentar a venda), traz também repercussões que afetam o médio e o longo do prazo com respeito a fidelidade de clientes. Com a gigantesca oferta de bens e serviços que os clientes têm à sua disposição, seja na modalidade offline ou online, ao não encontrar o produto que procura no momento da compra, além da perda imediata de uma venda certamente este será um fator decisivo para o cliente escolher ou não sua loja em uma próxima oportunidade.

Ter uma boa variedade de produtos é um dos pontos que mais fidelizam e atraem a atenção do consumidor seja para uma loja física ou Ecommerce tornando, dessa forma, imprescindível a implantação de um planejamento de compras bem estruturado e especialmente definido para a gestão do seu negócio.

Planejar as compras, as vendas e o estoque disponível são atividades contínuas que todo lojista ou atacadista deve implantar em sua rotina de gestão o que pode determinar o sucesso de sua operação.

Como fazer um planejamento de compras eficiente

Uma cadeia de abastecimento normalmente é longa e muitas vezes complexa de ser gerenciada, portanto torna-se imprescindível a implantação de um modelo eficaz de planejamento e de gestão das compras. A definição de um mix ideal de produtos requer análise e método para a correta tomada de decisão em um processo que se inicia na fase de desenvolvimento de produtos e só termina quando o cliente adquire o produto.

Uma estratégia de compras bem estruturada e administrada proporcionará aos gestores da empresa potencializar as ações de engajamento com clientes, aumentar as vendas e melhorar resultado do caixa da empresa.

Do ponto de vista tecnológico a área de compras, responsável pela área de gestão de produtos e estoques, deve contar com um adequado sistema de gestão empresarial, ou ERP como é mais conhecido (abreviação em inglês de Enterprise Resource Planning) , mas especialmente ter claro quais conceitos e metodologia de gestão são necessários, antes até da definição de qual tecnologia deve ser utilizada como suporte.

Dessa forma é preciso frisar que a tecnologia precisar ser vista como meio e não como o fim em si mesmo.

Nenhuma tecnologia revolucionará o processo de gestão se os conceitos não estiverem bem desenvolvidos previamente entre os gestores da empresa. Como consultores acreditamos que integração entre as boas práticas de gestão (conhecimento) e o uso da tecnologia como meio formam juntos um precioso ativo para a empresa que tornando-a muito mais capaz para alcançar seus objetivos.

QUAL O MELHOR SISTEMA PARA O PLANEJAMENTO DE COMPRAS

Os ERP´s atuais de mercado são geralmente muito básicos, quando o assunto é planejamento de compras, o que demandará que as informações nele contidas sejam exportadas e tratadas em planilhas de Excel.

Neste ponto temos duas grandes questões para que você reflita: Processos e Pessoas. Tenho os processos de planejamento de compras implantado? Tenho pessoas habilitadas para executá-lo?

No mercado já existe disponível alguns bons sistemas para planejamento de compras que foram desenvolvidos para simplificar o processo de gestão. Nesse caso devemos considerar que um sistema ideal para planejamento e gerenciamento das compras seja abrangente, sob o aspecto técnico, mas que também seja simples de operar para elevar o nível de adesão nos diversos níveis da gestão do varejo seja ele físico ou digital.

Outro aspecto fundamental a decidir é sua capacidade de integração com o ERP que por sua vez estará conectado com a plataforma de e-commerce (se houver) e a de frente de loja (PDV).

Por outro lado, e talvez o mais importante de todos, é que sozinho nenhum software se encarregará de implantar o modelo de gestão (conceito) e os processos de planejamento (rotinas) que sua empresa necessita para eficiente em termos de gestão do negócio.

PRINCIPAIS ELEMENTOS/MÉTRICAS QUE UM PROFISSIONAL/ÁREA DE PLANEJAMENTO DE COMPRAS DEVE ADMINISTRAR:

Estrutura de árvore de categorias
OTB – Open To Buy Planning
Venda por categoria
Venda por produto (curva ABC)
Análise de giro e cobertura de estoque
Previsibilidade de demanda

Margem por produto e/categoria
Calendário completo de varejo
Remarcações
Resultado por fornecedor
Gestão das entregas
Distribuição e transferência de mercadorias
Performance de categoria no nível das lojas

Como deve ser a estrutura de pessoal para uma gestão eficaz

Nem o melhor sistema tecnológico pode salvar uma empresa do insucesso caso os profissionais que estiverem responsáveis pela gestão do negócio não estejam aptos para operá-lo.

Dessa forma torna-se imprescindível que todos àqueles que estejam à frente da gestão de compras, planejamento de compras, os responsáveis pelas compra de mercadorias, os gestores dos canais de vendas, os donos de pequenos negócios, empreendedores, diretores ou a primeira linha de comando das empresas, estejam absolutamente alinhados às principais métricas ou KPI´s (da sigla em inglês Indicadores Chave de Desempenho) que o varejo deve gerir com foco em suas metas de curto, médio e longo prazo.

Como podemos ajudá-lo no planejamento de compras

Plano de compras por categoria

O planejamento de compras por categorias é um dos pilares do planejamento das compras, que significa, na prática, organizar os produtos em famílias com a finalidade de melhorar a gestão comercial da empresa.

Nesta fase organizamos toda a estrutura do plano de categorias permitindo ao gestor do negócio entender melhor a demanda dos produtos.

Controle de compras

Um dos pontos mais sensíveis da administração de compras, em função de seu impacto direto sobre os números empresa.

Neste aspecto revisamos seu modelo atual e implantamos os melhores métodos de gestão que proporcionará um controle muito mais efetivo das compras em função das vendas e do fluxo de caixa da empresa.

Plano de Alocação

É de vital importância que empresa entenda seus canais de venda, seja ele físico ou digital, em suas particularidades considerando aspectos locais (concorrência) e comportamentais (clientes).

Nesta etapa estruturamos o planejamento de compras a pensar individualmente seus canais de acordo com suas variáveis específicas.

Gestão de Estoque

Planejar e gerir os estoques pressupõe um adequado planejamento comercial onde deverá conter todos os eventos mensais que farão o varejo on-line e off-line funcionar.

Por esse motivo é necessário realizar um adequado planejamento de coberturas de estoques que determinam o estoque de entrada, mas também o estoque de saída dos eventos garantindo assim uma boa gestão comercial e financeira da empresa.

Gestão de remarcações

Uma correta gestão das remarcações permite um adequado controle sobre a margem de venda assim como permite que a empresa estabeleça continuamente ações para que os produtos com baixo desempenho retornem ao ciclo de vida esperado.

Sistema de gestão para compras

Como consultoria especializada em varejo atuamos conjuntamente com a empresa no processo de avaliação do sistema atual e/ou recomendação para sua substituição quando for o caso.