Planejamento de Compras
Gestão de Compras e Estoques no Varejo
Qual a importância da gestão de compras?
Um dos principais fatores críticos de sucesso que impacta diretamente o resultado das empresas, de qualquer segmento ou tamanho, está ligado o quanto eficiente é o seu processo de gestão de estoques. Temos acompanhado de perto este tema ao longo de nosso trabalho como consultores especialistas em varejo, onde ajudamos muitas empresas a identificar as causas e desenvolver planos de correção.
Como base neste retrospecto podemos afirmar que uma das causas mais frequentes tem como origem um desequilíbrio recorrente, durante um longo período, entre o estoque e a venda no nível das categorias de produtos. Os efeitos danosos dessa má gestão, se olharmos de uma forma mais extensa, acabam por impactar não só a empresa, mas toda a cadeia de abastecimento.
Uma das principais razões pelo qual este desequilíbrio ocorre é a ausência de um processo sistêmico que integra a gestão de compras ao seu planejamento comercial e quando falamos sistêmico não estamos nos referindo exclusivamente a uma questão de tecnologia, mas sim ao desenvolvimento de um processo sistematizado onde as tomadas de decisão seguem uma estrutura contínua de análise, planejamento e execução.
Desenvolver uma cultura de gestão na empresa, além dos benefícios no curto prazo (que é aumentar a venda), traz também repercussões que afetam o médio e o longo do prazo com respeito a fidelidade de clientes. Com a gigantesca oferta de bens e serviços que os clientes têm à sua disposição, seja na modalidade offline ou online, ao não encontrar o produto que procura no momento da compra, além da perda imediata de uma venda certamente este será um fator decisivo para o cliente escolher ou não sua loja em uma próxima oportunidade.
Ter uma boa variedade de produtos é um dos pontos que mais fidelizam e atraem a atenção do consumidor seja para uma loja física ou Ecommerce tornando, dessa forma, imprescindível a implantação de um planejamento de compras bem estruturado e especialmente definido para a gestão do seu negócio.
Planejar as compras, as vendas e o estoque disponível são atividades contínuas que todo lojista ou atacadista deve implantar em sua rotina de gestão o que pode determinar o sucesso de sua operação.
Como fazer um planejamento de compras eficiente
Uma cadeia de abastecimento normalmente é longa e muitas vezes complexa de ser gerenciada, portanto torna-se imprescindível a implantação de um modelo eficaz de planejamento e de gestão das compras. A definição de um mix ideal de produtos requer análise e método para a correta tomada de decisão em um processo que se inicia na fase de desenvolvimento de produtos e só termina quando o cliente adquire o produto.
Uma estratégia de compras bem estruturada e administrada proporcionará aos gestores da empresa potencializar as ações de engajamento com clientes, aumentar as vendas e melhorar resultado do caixa da empresa.
Do ponto de vista tecnológico a área de compras, responsável pela área de gestão de produtos e estoques, deve contar com um adequado sistema de gestão empresarial, ou ERP como é mais conhecido (abreviação em inglês de Enterprise Resource Planning) , mas especialmente ter claro quais conceitos e metodologia de gestão são necessários, antes até da definição de qual tecnologia deve ser utilizada como suporte.
Dessa forma é preciso frisar que a tecnologia precisar ser vista como meio e não como o fim em si mesmo.
Nenhuma tecnologia revolucionará o processo de gestão se os conceitos não estiverem bem desenvolvidos previamente entre os gestores da empresa. Como consultores acreditamos que integração entre as boas práticas de gestão (conhecimento) e o uso da tecnologia como meio formam juntos um precioso ativo para a empresa que tornando-a muito mais capaz para alcançar seus objetivos.
Qual o melhor sistema para o planejamento de compras
Os ERP´s atuais de mercado são geralmente muito básicos, quando o assunto é planejamento de compras, o que demandará que as informações nele contidas sejam exportadas e tratadas em planilhas de Excel.
Neste ponto temos duas grandes questões para que você reflita: Processos e Pessoas. Tenho os processos de planejamento de compras implantado? Tenho pessoas habilitadas para executá-lo?
No mercado já existe disponível alguns bons sistemas para planejamento de compras que foram desenvolvidos para simplificar o processo de gestão. Nesse caso devemos considerar que um sistema ideal para planejamento e gerenciamento das compras seja abrangente, sob o aspecto técnico, mas que também seja simples de operar para elevar o nível de adesão nos diversos níveis da gestão do varejo seja ele físico ou digital.
Outro aspecto fundamental a decidir é sua capacidade de integração com o ERP que por sua vez estará conectado com a plataforma de e-commerce (se houver) e a de frente de loja (PDV).
Por outro lado, e talvez o mais importante de todos, é que sozinho nenhum software se encarregará de implantar o modelo de gestão (conceito) e os processos de planejamento (rotinas) que sua empresa necessita para eficiente em termos de gestão do negócio.
Veja abaixo alguns dos principais elementos/métricas que um profissional/área de planejamento de compras deve administrar:
- Estrutura de árvore de categorias
- OTB – Open To Buy Planning
- Venda por categoria
- Venda por produto (curva ABC)
- Análise de giro e cobertura de estoque
- Previsibilidade de demanda
- Margem por produto e/categoria
- Remarcações
- Calendário completo de varejo
- Resultado por fornecedor
- Gestão das entregas
- Distribuição e transferência de mercadorias
- Performance de categoria no nível das lojas
Como deve ser a Estrutura de pessoal para uma gestão eficaz
Nem o melhor sistema tecnológico pode salvar uma empresa do insucesso caso os profissionais que estiverem responsáveis pela gestão do negócio não estejam aptos para operá-lo.
Dessa forma torna-se imprescindível que todos àqueles que estejam à frente da gestão de compras, planejamento de compras, os responsáveis pelas compra de mercadorias, os gestores dos canais de vendas, os donos de pequenos negócios, empreendedores, diretores ou a primeira linha de comando das empresas, estejam absolutamente alinhados às principais métricas ou KPI´s (da sigla em inglês Indicadores Chave de Desempenho) que o varejo deve gerir com foco em suas metas de curto, médio e longo prazo.
Confira abaixo, em mais detalhes, como podemos ajuda-lo no planejamento de compras:
Plano de Compras por Categoria
Nesta fase organizamos toda a estrutura do plano de categorias permitindo ao gestor do negócio entender melhor a demanda dos produtos.
Controle de Compras
Neste aspecto revisamos seu modelo atual e implantamos os melhores métodos de gestão que proporcionará um controle muito mais efetivo das compras em função das vendas e do fluxo de caixa da empresa.
Plano de Alocação
Nesta etapa estruturamos o planejamento de compras a pensar individualmente seus canais de acordo com suas variáveis específicas.
Gestão de Estoque
Por esse motivo é necessário realizar um adequado planejamento de coberturas de estoques que determinam o estoque de entrada, mas também o estoque de saída dos eventos garantindo assim uma boa gestão comercial e financeira da empresa.
Gestão de Remarcações
Sistema de gestão para compras
Recrutamento de pessoal
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